Marsta samfällighetsförening

STÄMMOPROTOKOLL
ÅRSSTÄMMA MARSTA SAMFÄLLIGHET 2023-06-07

Tid: 19.00
Plats: Gymnastiksalen, f.d Stora Vika skola

1. Stämman öppnades och deltagarna hälsades välkomna

2. Stämman valde Matz Carlsson till ordförande för stämman och Ewa Landin till mötets

sekreterare

3. Stämman valde Thomas Landin och Eva Sundström till justerare tillika rösträknare.

4. Stämman godkände mötets utlysande även om den detta är också varit något
försenad.

5. Dagordningen godkändes med kommentaren att punkten 12 (13) skall raden

”styrelsens förslag (bilaga 8) strykas. Beslut även att flytta om punkterna 12 och 13 i ordningsföljden.

6. 2022 års räkenskaper avhandlades och godkändes av stämman.
Fråga om hur många kvarvarande gamla armaturer som finns kvar angavs ca 70 st
av totalt ca 120 som kommer att behöva bytas ut framöver.
Fråga gällande X3-skyltar som ska markera farthinder som har beställts angavs att
man testat 2 st som inte har fungerat bra, andra varianter ska testas som inte
hindrar t.ex. snöröjning eller kan ge skador på vägar och annat.

7. Revisionsberättelsen för 2022 års räkenskaper godkändes av stämman

8. Stämman gav styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2022

9. Inga motioner hade lämnats in till stämman.

10. Stämman beslöt att godkänna förslaget om ersättning till styrelse och funktionärer
som också är oförändrat från tidigare år. Ersättning till revisor på löpande räkning

godkändes. Budget för 2023 anger en planerad revisionskostnad på 17 600 kr.

Uppföljning får göras av föreningens nya styrelse.

11. Styrelsen informerade kort om effekten av ändrade momsregler som inneburit att åren 2021 och 2022 arbetats efter beslut på föregående års stämma och som mot
bakgrund av tidigare års omfattande kostnader för vägar inneburit att en större

post kunnat återvinnas i moms.

12. Valberedningens förslag till nya styrelseledamöter gav följande resultat:
Steven Odelius Ordförande nyval 2 år
Nils Nessling Ledamot           nyval 2 år
Harri Fagerlund          Ledamot           nyval 2 år
Jim Polland Ledamot           nyval 2 år
Cecilia Lövquist          Ledamot           nyval 2 år
Ove Rudelöv Ledamot 1 år kvar – avstod – därigenom vakant
Cecilia Pagard            Ledamot 1 år kvar – avstod – därigenom vakant
Mari Anklew               Suppleant         nyval 1 år

13. Stämman genomgick styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat/budget,
underhållsplan, framlagd debiteringslängd och förfallodagar för 2023. Avgiften per
andel beslutades till 1600 kr/andel inklusive moms och kommer att utdebiteras
med förfallodag satt till 2023-07-31. Stämman har även detta år hållits något
senare än stadgarna anger. Skälet till detta har varit att alla underlag inte kommit
in i tid och hård arbetsbelastning på föreningen revisor. Valberedningens förslag har
inte heller kommit in före stämman utan redovisades på stämman, se föregående
punkt. Ett tillägg till föreslagen budget att avsätta i underhållsfond den moms som
återvunnits ca 400 000 kr, se avsnittet Ekonomi i förvaltningsberättelsen,
godkändes av stämman.

14. Föreningens tidigare revisor har avsagt sig sitt uppdrag, förslag på ny revisor
Fredrik Thorell, Thorells Revision AB godkändes av stämman.

15. Förslag gällande stadgeändrig, bilaga 9, att ändra angiven stämmoperiod till april
varje år godkändes av stämman

16. Stämman valde Ann-Christine Nessling samt Angelica Bremberg till valberedning
med Ann-Christine Nessling som sammankallande.

17. Stämman godkände fortsatt upplägg för firmatecknare att två i förening –
ordförande/kassör/sekreterare , var för sig vid transaktioner via internetbank.

18. Fråga om policy att protokollföra kommunikation mellan styrelse och medlemmar
avslogs, större frågeställningar kan avhandlas på ordinarie styrelsemöten som alltid
protokollförs.

- Ny upphandling av snöröjning inför kommande vintersäsong ska genomföras då avtalet löper ut.

- Upphandling och planering av etapp 2 av asfaltering vägar ska genomföras avseende Bondängsvägen, Marstavägen, Uddgärdesvägen, Hillersjövägen, Åkerbyvägen samt Mariebergsvägen.

Ev. nya lån som måste upptas inför etapp 2 kan kräva en extra stämma för beslut.

19. Stämmoprotokollet kommer att hållas tillgängligt på hemsidan, marstasff.se.

20. Stämman avslutades och avgående styrelseledamöter tackades för sitt arbete det
gångna året.

STÄMMOPROTOKOLL ÅRSSTÄMMA MARSTA SAMFÄLLIGHET 2022-09-28

Tid: 19.00 Plats: Stora Vika Skola

1. Stämman öppnades och deltagarna hälsades välkomna

2. Stämman valde Matz Carlsson till ordförande för stämman och Ewa Landin till mötets sekreterare

3. Stämman valde Nils Nessling och Roger Alfinson till justerare tillika rösträknare.

4. Stämman godkände mötets utlysande att vara i enlighet med föreningens stadgar

5. Dagordningen godkändes

6. 2021 års räkenskaper avhandlades och godkändes av stämman

7. Revisionsberättelsen för 2021 års räkenskaper godkändes av stämman

8. Stämman gav styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2021

9. Inga motioner hade lämnats in till stämman.

Styrelsen gjorde en framställan gällande det nyligen, av Skatteverket, beslutade momskravet på samfällighetsföreningar i februari 2022. Från 2022 är alla samfällighetsföreningar med en omsättning överstigande 80 000 kr/år skyldiga att redovisa moms och det föreligger även möjlighet att i samband med detta momsregistrera föreningen retroaktivt för verksamhetsåret 2021 och som i vårt fall innebär en möjlighet till momsåtervinning av de stora investeringskostnaderna föreningen haft för vägprojektet. En extra kostnad för att göra detta arbete med en retroaktiv korrigering av 2021 års redovisning på mellan 12 000-15 000 kr kommer att genereras men då återvinningen av moms för det aktuella året på ett betydligt större belopp föreligger beslutade stämman att godkänna förslaget om retroaktiv momsregistrering av föreningen.

10. Stämman beslöt att godkänna förslaget om ersättning till styrelse och funktionärer som också

är oförändrat från tidigare år

11. Stämman genomgick styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat/budget, underhållsplan, framlagd

debiteringslängd och förfallodagar för 2022. Avgiften per andel beslutades till 1500 kr/andel inklusive

moms och kommer att utdebiteras med förfallodag satt till 2022-11-30. Stämman har även detta år

hållits sent mot bakgrund av den ännu pågående situationen med Covid 19. Nästa års stämma planeras

dock att hållas som vanligt i mars månad 2023.

Frågor kring vägåtgärderna avhandlades. De vägar som hittills åtgärdats är slutbesiktade. Övriga vägar

som ännu inte åtgärdats kommer att skjutas på framtiden då det idag är svårt att få fram kostnadsbilden

för det samt att det föreligger diskussion mellan flera parter om vem som ska bekosta vad av de skador

vissa vägar har.

De ökade elpriser som drabbat alla påverkar även samfälligheten vad gäller främst vägbelysningen.

Förslag kom upp på mötet om att se över vilka effektiviseringsåtgärder som kan göras, med t.ex.

energieffektivare lampor osv. Mot bakgrund av det osäkra kostnadsläget avvaktar föreningen med att

utöka antalet belysningspunkter.

Styrelsen driver ett antal olika krav och önskemål om förbättringar/åtgärder inom samfällighetens

ansvarsområde mot kommunen i ett samlat paket. Detta arbete kommer att fortsätta.

12. Stämman valde enligt valberedningens förslag Monica Pettersson – ordförande 1 år kvar, Ove Rudelöv –

nyval 2 år, Cecilia Pagard – omval 2 år, Stefan Pagard – fyllnadsval 1 år, Tomas Hagman – 1 år kvar, en

ledamotsplats lämnas vakant då intressent saknas. Styrelsen blir föremål för ny/om/tillval på kommande

stämma i mars 2023.

13. Stämman valde att ge fortsatt förtroende för revisionen till Carin Ekstrand, CE Revision AB.

14. Stämman valde Steven Odelius samt Harri Fagerlund till valberedning med Steven Odelius som

sammankallande.

15. Stämman godkände fortsatt upplägg för firmatecknare att två i förening – ordförande/kassör/sekreterare,

var för sig vid transaktioner via internetbank.

16. Stämman avhandlade frågan om lokalbehovet för föreningens utrustning. Föreningen behöver en bättre

lösning för förvaring och förvaltning av den utrustning, bl.a. klippmaskiner , och flera försök har gjorts

för att hitta en bra lösning med kontakter mot kommunen, Nynäshamnsbostäder m.fl. men utan

framgång.

En idé har funnits om att samnyttja idrottsföreningens lokaler vid fotbollsplanen. Ett förslag framkom

under mötet att Nils Nessling och Steven Odelius tar kontakt med Stora Vika IF efter en genomgång av

beslutsprocessen med styrelsen för att utröna om det går att hitta en lösning gemensamt med

idrottsföreningen. Frågan får ligga vilande till kommande år för uppföljning.

Föreningen har även behov av att hitta en ny permanent lösning för den upplagsplats vid landsvägen som

bland annat används för förvaring av den sandningssand som används vintertid då tomtmarken där den

tidigare har varit placerad är såld. Upplagsplatsen är tillfälligt flyttad till grusparkeringen vid badplatsen.

Frågan blir bygglovspliktig och då föreningen inte äger någon mark måste detta hanteras i samråd med

kommunen. Även denna fråga ligger kvar för uppföljning då ingen lösning finns idag.

De svårigheter föreningen haft med att hitta lösningar för de olika behov som finns och dåligt gensvar

från kommunen har lett till uppkomsten av frågeställningen om ändrat huvudmannaskap, dvs om

kommunen kan överta ansvaret för drift och underhåll av föreningens allmänna ytor och vägar. Stämman

beslutade att frågan om ändrat huvudmannaskap bordläggs.

17. Stämman beslöt att protokollet ska hållas tillgängligt via hemsidan och kan e-postas eller lämnas ut

fysiskt vid önskemål om det.

18. Stämman avslutades och styrelsen tackade för visat intresse.

********************************************************************

STÄMMOPROTOKOLL ÅRSSTÄMMA MARSTA SAMFÄLLIGHET

2021-09-30 Tid: 19.00

Plats: Stora Vika Skola

Stämman öppnades och deltagarna hälsades välkomna
Stämman valde Matz Carlsson till ordförande för stämman och Ewa Landin till mötets sekreterare
Stämman valde Anders Hansson och Roger Alfinson till justerare tillika rösträknare
Stämman godkände mötets utlysande att vara i enlighet med föreningens stadgar
Dagordningen godkändes
2020 års räkenskaper avhandlades och godkändes av stämman
Revisionsberättelsen för 2020 års räkenskaper godkändes av stämman
Stämman gav styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2020
Inga motioner hade lämnats in till stämman
Stämman beslöt att godkänna förslaget om ersättning till styrelse och funktionärer som också är oförändrat från tidigare år
Stämman genomgick styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat/budget, underhållsplan, framlagd debiteringslängd och förfallodagar för 2021. Frågor kring vägåtgärderna avhandlades. De vägar som idag är nyasfalterade kommer att slutbesiktas och protokollet för denna slutbesiktning kommer att överlämnas till föreningen tillsammans med rekommenderat underhåll av rensbrunnar och täckdiken för att undvika framtida problem. Vattenledningar är filmade och vissa kostnader för genomförda och kommande åtgärder kommer att bekostas av utförare och av kommunen men huvudelen av kostnaderna måste bekostas av föreningen. Höjningen av avgiften från 1 350 kr/andel till 1 500 kr/andel godkändes av stämman.
Förslaget om röjning av den s.k. Ekbacken, skogsområdet närmast vägen från idrottshuset ner mot båtklubben och reningsverket bordlades. Stämman ansåg att kostnader för det inte kan godkännas i dagsläget. Andra alternativ diskuterades, såsom elstängsel eller andra sätt att hindra vildsvinens framfart. Man ansåg att det inte är en hållbar lösning då det inte kommer att stoppa det problemet. Förekomst av vildsvinen finns på många håll i kommunen och kontakt med kommunens viltvårdare har inte lett till någon lösning. Då stämman inte kunde enas bordlades frågan.
Stämman ombads återbesluta om det lån föreningen behövt ta för att finansiera asfaltering och andra vägåtgärder. Tidigare lånelöfte från Nordea har löpt ut och förnyad förfrågan har tagits med Länsförsäkringar med samma belopp och lånevillkor som det tidigare beslutet angett. Stämman tog ett förnyat beslut om lånebeloppet 3 729 563 kr och nu hos Länsförsäkringar Bank.
Stämman valde ny styrelse enligt valberedningens förslag, Monica Pettersson – ledamot omval 2 år, Anders Hansson – ledamot 1 år kvar, Cecilia Pagard – ledamot 1 år kvar, Matz Carlsson – ledamot nyval 2 år, Tomas Hagman – ledamot omval 2 år, Jean-Claude Menot – suppleant 1 år
Modesta Lesina – suppleant 1 år. Stämman valde också Monica Pettersson att fortsätta som ordförande i föreningen
Stämman valde att låta styrelsen agera valberedning även kommande år då ingen annan från föreningen nominerades på mötet. Stämman godkände att två i förening, ordförande/kassör/sekreterare var för sig, tecknar firma för föreningen.
Stämman godkände förslaget till fortsatt revision av Carin Ekstrand
Frågan gällande om revisionsberättelsen ska bifogas kallelsen eller läggas ut på hemsidan avslogs av stämman. Alla handlingar som avhandlas på stämman har funnits tillgängliga i samband med kallelsen, antingen e-postas dessa eller lämnas ut fysiskt vid begäran i god tid före stämman. Förslaget från A-C och Nils Nessling gällande röjning av skog utanför samfälld mark avslogs. Olika idéer om att slyröja och öppna upp skogsområden finns men läggs på framtiden.
Stämman beslöt att protokollet ska hållas tillgängligt via hemsidan och kan e-postas eller lämnas ut fysiskt vid önskemål om det.
Stämman avslutades och styrelsen tackade för visat intresse.

*********************************************************************

Protokoll fört vid Marsta samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma den 16 juni 2020 kl.19.OO

Plats: Utomhus vid Vika IF

Antal representerade fastigheter enligt närvarolista: 25

Jan Karmeland öppnade stämman och hälsade alla deltagare välkomna.
Till stämmans ordförande respektive sekreterare valdes Jan Karmeland och Katarina Karmeland.
Nils Nessling och JC Menot valdes att räkna eventuella röster samt att jämte ordföranden justera stämmoprotokollet.
Stämman beslutade att behörigt utlysande skett stadgeenligt men med tillägget att kallelsen i kommande årsstämmor skall innehålla:
- Revisionsberättelsen (enligt SFL lagen om förvaltning av samfälligheter)
- Valberedningens förslag (enligt doktrinen i SFL)
- Vid föreslagna beslut som avviker från formalia tex stadgeändring ska den gamla och den föreslagna lydelsen framgå i kallelsen.
Stämman godkände dagordningen.
Verksamhetsberättelsen (bilaga 1) samt årsbokslutet gicks igenom och stämman beslutade att fastställa den samt att godkänna styrelsens förslag till disposition av 2019 års resultat enligt bilaga 2.
Revisionsberättelsen (bilaga 3) gällande redovisning och förvaltning av samfälligheten år 2019 lästes upp. Inga anmärkningar föreligger.
Stämman beslutade om ansvarsfrihet för styrelsen gällande verksamhetsåret 2019.
Inga motioner har inkommit från medlemmarna.
Inkomst- och utgiftsstaten gicks igenom. Stämman beslutade att fastställa inkomst- och utgiftsstaten enligt bilaga 4 samt debiteringslängden för 2020 vilket innebär att avgiften för 2020 blir oförändrad, 1350: -/andel och år.
Stämman beslutade att fastställa valberedningens förslag till arvode om 52 500: - tillika fördelning.
Stämman beslutade att bifalla den föreslagna stadgeändringen (bilaga 5) vilken direktjusterades.
Val av styrelseledamöter och funktionärer enligt valberedningens förslag (bilaga 6) godkändes av mötet:

Ledamot (ordförande 1 år) Fyllnadsval 1 år, Monica Pettersson

Ledamot Nyval 2 år, Cecilia Pagard

Ledamot Nyval 2 år, Jean-Claude Menot

Ledamot Omval 2 år, Anders Hansson

Ledamot Fyllnadsval 1 år, Gunilla Svensson

Ledamot Nyval 1 år, Tomas Hagman

Suppleant Nyval 1 år, Matz Carlsson

Suppleant Nyval 1 år, Modesta Lesina

14. Stämman beslutade att förslag till styrelse inför årsstämman 2021 ska lämnas av styrelsen, likväl förslag av arvodesfördelning lämnas av styrelsen.

15. Stämman beslutade om oförändrad teckningsrätt, d.v.s. två i förening genom ordförande, kassör och

sekreterare. I bankärenden via internetbanken tecknas firman av dessa var och en för sig.

16. Val av extern revisor: Auktoriserad revisor Karin Ekstrand

17. Inga övriga frågor fanns.

18. Stämmoprotokollet kommer att publiceras på samfällighetens hemsida, vilken har adress: storavika.se, flik "samfälligheten". För papperskopia kontaktas styrelsen via msff@storavika.se .